マニュアルを作ってますか?

東京へ向かう新幹線にて
ムラモトヒロキです。

色々な会社をコーチングしていて、氣付いたことがあります。
忙しくて困ってる人に限って、同じような状況です。
どんな状況かと言うと・・・
「マニュアル」が存在していないんですね。
それが何を表しているかというと、アウトソーシングが円滑にできていないということです。
ここでいうアウトソーシングは、自分の手から業務が離れていて、別の誰かが責任を持っている
ということです。

だから、「あのチラシの入稿は済んでる?」なんて確認をする必要はありません。
なぜなら、チラシの入稿をするのは別の誰かの業務なので管理の必要もないんですね。
むしろ、管理をするのはその誰かの仕事です。
あえて行うとすれば、入稿が済んだかどうかの報告をしてもらうようにしておくことで
監視をすることぐらいでしょうか。
報告がなかったら、「あれ?そういえば入稿は?」ぐらいの感覚で十分だと思います。

とまぁ、アウトソーシングを行えば自分の手から仕事が離れるのでかなり楽をすることができます。
そのお陰で、もっと効果的な仕事に取り組むことができるようになるわけですね。
ただ、アウトソーシングを行うには「マニュアル」の存在が必須です。
誰がやっても同じことが再現できるよう「読めば分かる」文書の作成が必要になってきます。

じゃあ、具体的にマニュアルってどんな感じで書かれているのか?
今日は、その情報をシェアしたいと思います。

例はFacebook広告の入稿マニュアルです。
名前の横の「▼のボタン」をクリック
「広告を管理」をクリック
アカウントで「●●●●」をクリック
キャンペーンで「●●●●」をクリック
「広告セットを作成」をクリック
・・・・・
メモにある説明文を「コピー」
・・・・・
お分かりいただけますでしょうか?
1つ1つの手順を箇条書きにするんですね。
「え?こんな細かいレベルで書くの?」
と思われるかもしれませんが、このレベルでやらないと誰にでもできるマニュアルは作れません。
ただ、実はこれでも簡素化されているほうです。
これがもし、本当の意味で誰にでもとなってくるともっと詳細に書く必要があります。
例えば、「クリック」という動作は「マウスの左ボタンを1回押す」です。笑
「コピー」という動作は「コピーしたい文章を反転して選択する」
「右ボタンをクリック」「表示されたメニューからコピーをクリック」
と3つほどの動作に分解されます。
でも、さすがにここまでとなってくると一緒に仕事ができないレベルなので、
そこは「程度」の問題ですね。
雇用する人の質に合わせて、必要十分なレベルで記載すれば良いかと思います。

ここでポイントが1つ。
このマニュアルは、決して口頭による説明を必要としない形にしておいてください。
マニュアルを見ながら「ここの部分はね・・・」
なんて言いながら相手にメモを取らせているようじゃ、それはマニュアルなんて言えません。
読めばできる。
分かるじゃなくてできる。
そういう文書があってこそ、アウトソーシングがはかどるというものですよ。

あなたの会社には、ちゃんとマニュアルが存在していますか?

眞心マーケティングと眞心イノベーションを心がけていきましょう。

P.S.
マニュアルができてアウトソーシングを行ったら、定期的に「監査」をした方が良いですよ。
マニュアル通りに実施されているか、チェックをした方が無難です。
そうしないと、手順が改変されてしまう可能性が高いんですね。
従業員は、自分の都合に合わせてシステムを改変する傾向があります。
部分的にしか見ていなくて、総合的に見ていないので、自分のやりやすいように
してしまうんですね。
近頃発覚している不正なんかも、実際のところは現場で勝手に改変されていた可能性だってあると思います。
それらの不正が行われないように「管理」するのは経営者の役目ですよ。

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